Como emitir o informe de rendimentos?

O informe de rendimentos é um item essencial entre os documentos necessários para declarar Imposto de Renda corretamente. Fornecido pelo RH da empresa, ele contém informações detalhadas sobre os valores recebidos ao longo do ano, como salários, benefícios e outras remunerações, além dos impostos retidos na fonte, e deve ser emitido por empresas de todos os portes.

E para o setor de Recursos Humanos, a emissão correta e dentro do prazo é fundamental para evitar problemas fiscais tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

Para te explicar tudo o que você precisa saber sobre esse documento, e também todas as informações que precisa passar para os seus colaboradores, a Pluxee preparou um artigo rápido, mas bem completo, que fala sobre como emitir o informe de rendimentos corretamente, para que ele serve e qual a data limite para envio. Também abordamos algumas boas práticas para garantir que o processo ocorra de maneira eficiente e transparente.

Vem com a gente!

O que é o informe de rendimentos?

O informe de rendimentos é um documento fiscal que apresenta todas as receitas e deduções tributárias do colaborador ao longo do ano-base. Ele é essencial para o preenchimento da Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Física (DIRPF), servindo como um comprovante oficial das movimentações financeiras do trabalhador.

Esse documento contém informações como:

• Salário bruto recebido no ano-base;Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
• Contribuições previdenciárias (INSS ou regime próprio de previdência);
• Benefícios recebidos, como vale-alimentação e vale-refeição (se tributáveis);
• Participação nos Lucros e Resultados (PLR), quando aplicável;
• Outras deduções e rendimentos;
• Informes sobre rendimentos não tributáveis, se aplicável.

Além de ser um documento exigido para a declaração do Imposto de Renda, ele também pode ser solicitado para outros fins, como comprovação de renda para créditos e financiamentos.

Quem deve emitir o informe de rendimentos?

A responsabilidade pela emissão de informe de rendimentos é da empresa empregadora. Todos os empregadores que realizaram pagamentos a seus colaboradores durante o ano-base devem fornecer esse documento. Isso inclui:

• Empresas privadas e públicas;
• Organizações sem fins lucrativos;
• Microempreendedores individuais (MEI) que possuem empregados;
• Órgãos públicos;
• Instituições financeiras, para informações sobre investimentos e aplicações.

Até mesmo pessoas físicas que contrataram empregados domésticos precisam emitir o informe de rendimentos correspondente.

Como gerar informe de rendimentos corretamente?

A emissão do informe de rendimentos deve seguir as diretrizes da Receita Federal e pode ser feita por meio de sistemas de gestão de folha de pagamento ou manualmente. Para garantir a conformidade com a legislação, siga os seguintes passos:

1. Utilize um sistema de folha de pagamento confiável

A maioria das empresas conta com softwares especializados para a gestão de folha de pagamento. Esses sistemas normalmente geram o informe de rendimentos de forma automática, com base nas informações registradas ao longo do ano. Certifique-se de que os dados estão corretos antes da emissão.

2. Preencha os campos obrigatórios

O informe de rendimentos deve conter:

• Nome e CPF do colaborador;
• Nome e CNPJ da empresa;
• Rendimentos tributáveis e isentos;
• Valores de INSS e IRRF recolhidos;
• Benefícios pagos (se aplicável);
• Outras deduções e informações relevantes;
• Indicação de eventuais rendimentos não tributáveis.

3. Verifique a legislação vigente

A Receita Federal pode atualizar regras e exigências para o informe de rendimentos. Consulte sempre o site oficial para garantir que o documento esteja em conformidade com as normas vigentes.

4. Gere e disponibilize o documento aos colaboradores

Após conferir os dados, gere o informe e disponibilize para os funcionários. Ele pode ser entregue em formato impresso ou digital, desde que seja acessível e seguro para os colaboradores. Recomenda-se o envio por e-mail corporativo, disponibilização em um portal do colaborador ou no próprio sistema de folha de pagamento, caso os colaboradores também tenham acesso a ele.

5. Mantenha um histórico dos documentos emitidos

Guardar um histórico dos informes de rendimentos emitidos pode ser útil para futuras auditorias ou correções necessárias.

Qual a data limite para envio do informe de rendimentos?

De acordo com a Receita Federal, as empresas devem entregar o informe de rendimentos aos seus funcionários até o dia 28 de fevereiro de cada ano. Esse prazo permite que os colaboradores tenham tempo hábil para reunir a documentação necessária e fazer a declaração dentro do período estipulado pelo Fisco.

Caso a empresa não forneça o documento dentro do prazo, pode estar sujeita a penalidades, como multas e autuações fiscais.

O que fazer se houver erros no informe de rendimentos?

Se o colaborador identificar alguma inconsistência no informe de rendimentos, ele deve entrar em contato com o RH da empresa o mais rápido possível para solicitar a correção. Alguns erros comuns incluem:

• Valores incorretos de rendimentos ou deduções;
• Informações erradas sobre impostos retidos;
• Dados cadastrais equivocados (nome, CPF, etc.).

A empresa deve corrigir o erro e emitir um novo documento para evitar problemas na declaração do colaborador.

Concluindo

Entender como fazer o informe de rendimentos da maneira correta é um processo essencial para garantir a conformidade fiscal da empresa e facilitar a vida do colaborador na declaração do Imposto de Renda. 

Se a sua empresa deseja otimizar a gestão de benefícios e garantir que todos os documentos fiscais sejam emitidos corretamente, conte com soluções especializadas como as oferecidas pela Pluxee!