
Como estruturar uma reunião 1:1 e aproveitar esse momento de troca
24 Janeiro 2025
Confira um guia rápido para estruturar diálogos que promovem engajamento, confiança e desenvolvimento mútuo
As reuniões 1:1, também conhecidas como one-on-one, – “um a um”, em tradução livre – são uma das ferramentas de liderança humanizada mais fundamentais para a construção de uma relação próxima e transparente entre gestores e colaboradores.
Por serem conversas mais privadas, elas proporcionam mais espaço para feedbacks e alinhamentos, além de possibilitarem a exploração de temas que às vezes não são abordados no dia a dia corporativo. Contudo, para serem realmente efetivas, essas conversas precisam ser bem estruturadas, sem perderem a naturalidade e a empatia.
E a Pluxee te explica como!
Por que estruturar uma reunião 1:1?
Sem uma estrutura clara, uma reunião one-on-one pode se tornar dispersa ou, no pior dos casos, desconfortável. Ter um direcionamento permite que o tempo seja utilizado de forma produtiva, equilibrando a liberdade para temas espontâneos com pautas previamente definidas. Além disso, a organização demonstra profissionalismo e compromisso com o crescimento do colaborador.
Passo a passo para estruturar uma reunião 1:1
1. Defina objetivos claros
Antes de agendar a reunião, é importante saber o que você deseja alcançar com ela. Algumas perguntas para guiar esse processo e elaborar um esboço de pautas para reunião com funcionários são:
- Você quer fornecer feedbacks?
- É um momento para ouvir preocupações ou desafios?
- Há metas ou projetos específicos que precisam ser discutidos?
- O foco é desenvolvimento profissional ou pessoal?
Tenha em mente que, ao traçar objetivos, você também pode ajudar o colaborador a se preparar para a conversa.
2. Crie um espaço seguro
Um dos aspectos mais importantes das reuniões 1:1 é garantir que o colaborador se sinta à vontade para compartilhar pensamentos e sentimentos. Para isso:
- Escolha um ambiente tranquilo e livre de interrupções;
- Reforce a confidencialidade do que for discutido;
- Comece com perguntas abertas e demonstrando interesse genuíno.
Por exemplo, frases como: “Como você tem se sentido ultimamente?” ou “Há algo que você gostaria de compartilhar comigo hoje?” são opções simples, mas muito efetivas para iniciar a conversa.
3. Divida a reunião em etapas
Uma estrutura flexível, mas bem organizada, pode ajudar a cobrir todos os pontos importantes sem que a conversa pareça forçada. Para uma reunião de cerca de 1 hora, considere o seguinte formato:
1. Introdução e checagem de bem-estar (5 minutos):
- Pergunte sobre como o colaborador está se sentindo.
- Crie um clima amistoso para a conversa.
2. Revisão de temas anteriores (10 minutos):
- Retome pontos discutidos em reuniões anteriores.
- Verifique o progresso em ações combinadas ou metas definidas.
3. Discussão de assuntos atuais (20 minutos):
- Aborde temas como desafios no trabalho, feedbacks ou sugestões do colaborador.
- Foque em soluções e aprendizado conjunto.
4. Planejamento e próximos passos (10 minutos):
- Alinhe expectativas e próximas ações.
- Registre os pontos discutidos e compromissos assumidos.
5. Encerramento positivo (5 minutos):
- Agradeça pela participação e transparência.
- Reforce seu papel de apoio e disponibilidade.
4. Use ferramentas de apoio
Ferramentas simples podem fazer toda a diferença na organização e no registro das reuniões. Algumas sugestões incluem:
- Blocos de notas ou aplicativos: para registrar pontos importantes;
- Checklists: para acompanhar a evolução de metas;
- Calendários: para agendar reuniões com antecedência.
Evite depender exclusivamente de memorização! Registrar insights e ações ajuda a criar um histórico valioso e aumenta a responsabilidade mútua.
5. Adapte a abordagem ao colaborador
Cada pessoa tem um estilo de comunicação único. Enquanto alguns preferem ir direto ao ponto, outros podem necessitar de mais tempo para se abrir, principalmente em uma reunião de feedback com o chefe ou feedback para o chefe. Seja flexível e ajuste sua linguagem, ritmo e foco de acordo com o perfil do colaborador.
6. Seja um bom ouvinte
A escuta ativa é essencial em reuniões 1:1. Isso significa:
- Dar espaço para o colaborador se expressar sem interrupções;
- Fazer perguntas para esclarecer pontos quando necessário;
- Demonstrar que você está prestando atenção, com gestos e respostas que validem as falas.
Evite monopolizar a conversa ou transformar a reunião em um monólogo.
O que evitar em reuniões 1:1
Mesmo com boa intenção, é possível cometer erros que comprometem a efetividade das reuniões. Não se preparar previamente pode passar a impressão de desinteresse, enquanto conduzir a conversa de forma autoritária desvia o foco do colaborador para as metas do gestor.
Além disso, ignorar sinais não verbais, como linguagem corporal, pode significar perder indícios importantes de desconforto ou falta de engajamento. E por fim, transformar a reunião em uma sessão de cobranças é contra produtivo, pois reduz o potencial de apoio e inspiração que esses encontros devem proporcionar.
Benefícios de uma reunião 1:1 bem estruturada
Quando bem executadas, as reuniões 1:1 podem gerar uma série de impactos positivos, como:
- Aumento do engajamento: colaboradores se sentem mais valorizados e motivados;
- Melhora na comunicação: problemas são identificados e resolvidos com mais agilidade;
- Fortalecimento da relação entre gestor e colaborador: o ambiente de confiança contribui para um clima organizacional mais saudável;
- Desenvolvimento profissional: feedbacks e discussões direcionadas ajudam no crescimento de ambos.
Concluindo
As reuniões 1:1 são mais do que uma oportunidade de alinhamento – são momentos para fortalecer laços, oferecer suporte e criar um ambiente de trabalho mais humano e produtivo. Estruturá-las com cuidado e empatia é um investimento que beneficia tanto gestores quanto colaboradores. Por isso, coloque em prática essas dicas e transforme cada conversa em uma oportunidade de crescimento compartilhado!