Filtrar
Gestão de Pessoas

Como melhorar a gestão de despesas com viagens corporativas

13/05/19 14:59

As políticas de gestão de despesas de viagens são fundamentais para cortar gastos extras nas empresas. Mas elas também podem ajudar a melhorar a qualidade de vida de quem viaja.

Como fazer a gestão de viagens administrativas

 

Mesmo quem nunca precisou viajar a negócios sabe como pode ser difícil reservar voos, hotéis, traslados... as empresas convivem diariamente com esse problema e muitas delas ainda operam usando políticas desatualizadas, o que complica e encarece todo o processo e, pior, costuma deixar os colaboradores insatisfeitos. O controle das despesas com viagens é um desafio para empresas de qualquer segmento, o que torna ainda mais urgente a criação de uma solução para melhorar esse processo.

Pesquisas mostram que 80% das empresas têm uma política formalizada para viagens e faz a gestão de despesas em viagens corporativas. No entanto, 45% dos seus funcionários gostariam de melhorar esses processos. Sebastien Marchon, CEO da Rydoo, dá três dicas para ajudar as empresas a rever o gerenciamento de viagens corporativas – o que gera redução de custos para a empresa – para descomplicar processo e aumentar a motivação e produtividade das equipes.

1: Certifique-se de que suas políticas estão atualizadas de acordo com as expectativas e o estilo de vida dos seus funcionários

Todas as pessoas têm hábitos e comportamentos baseados no contexto tecnológico e social em que estão inseridas. As políticas bem-sucedidas de viagem deveriam levar isso em consideração. Para muitos profissionais, não há mais fronteiras entre a vida pessoal e trabalho.

Fala-se muito do conceito de viagens bleisure, que misturam negócios (business) e lazer (leisure). Um colaborador viajando a trabalho pode querer passar o final de semana no local em que está para conhecer a cidade e fazer um passeio. Estudos mostram que 2 em cada 5 millennials gostariam de levar o companheiro ou alguém da família para acompanhá-los em viagens de negócios. Como a política de viagens de uma empresa pode ser flexível a ponto de atender essas demandas? Esse é o principal desafio na gestão de despesas de uma viagem corporativa.

A flexibilidade também está relacionada a players que entram nesse mercado, como  AirBnb e Uber. “As políticas de viagem tendem a ser muito rígidas”, afirma Sebastien Marchon. “Mas as empresas precisam aprender a combinar processos corporativos aos apps que os profissionais estão acostumados a usar no dia a dia". Com isso, as empresas conseguem reduzir seus custos com despesas com viagens.

2 - Comunique os benefícios com clareza

A comunicação é fundamental para o sucesso de uma política de despesas com viagens. “Os processos tradicionais costumam ser tão detalhados que acabam virando documentos longos e enfadonhos, que ninguém tem tempo de ler”, alerta Marchon. “As informações mais importantes para o colaborador sobre controle de despesas devem estar resumidas em uma página, no máximo. E plataformas digitais podem disponibilizar os detalhes dos processos para consulta”.

“As pessoas não gostam de regras”, afirma Marchon. “Ao invés de informar aos colaboradores que eles devem viajar em classe econômica ou escolher apenas em hotéis de até 3 estrelas, as empresas podem simplesmente configurar uma ferramenta de reserva para que ela apresente apenas fornecedores opções pré-aprovadas. É um modo mais efetivo de controle de despesas que garante que os funcionários fiquem satisfeitos”, adicionou.

O controle de gastos na gestão de viagens corporativas é uma meta crucial, mas os funcionários precisam saber que há benefícios envolvidos na política escolhida para esse fim. Estudos mostram que quase todos os profissionais (96,6%) acreditam que as políticas corporativas relacionadas a viagens só servem para cortar gastos; 79% acham que economia de tempo e dinheiro são prioridades que estão à frente do bem-estar do funcionário. Em diversos países, a questão da segurança é algo que pode fazer a diferença. “Infelizmente, vivemos uma época em que corremos diversos riscos”, comenta Marchon. “Se algo grave acontece, a empresa que sabe onde seus colaboradores estão hospedados pode agir com rapidez para garantir a segurança e o bem-estar deles. Além disso, os fornecedores disponibilizados na ferramenta de reserva podem ser escolhidos por estar em uma localidade segura da cidade e, ainda, por ter hotéis que atendem determinados requisitos de segurança”. 

3 - Ofereça uma política abrangente e que agrade a equipe

A adesão dos colaboradores à política de gestão de despesas com viagens é fundamental. “Muitas soluções para administrar esse processo não são fáceis de usar, não podem ser usadas em trânsito (pelo celular), ou seja, não são soluções que usaríamos para uso pessoal, fora da empresa”, afirma. O resultado disso é que metade das reservas de hospedagem feitas por funcionários acontece fora dos canais oficiais corporativos. No entanto, se a ferramenta é 100% digital, tem uma interface simples de usar e realmente ajudam nas complicações inerentes a qualquer viagem, a adesão a ela certamente será maior. E isso fará a empresa economizar de fato, ajudando na redução de custos e despesas e, ainda, oferecer uma experiência melhor aos colaboradores que viajam. 

A Sodexo oferece a solução Rydoo. Um sistema de gestão de viagens baseado em uma plataforma móvel que auxilia em todo o processo relacionado a uma viagem corporativa desde o planejamento. É possível reservar voos, alugar carros e reservar quartos em mais de 800 mil hotéis em todo o mundo. A ferramenta facilita até o registro dos comprovantes de despesa. “Quando um profissional usa um táxi, ele precisa apenas tirar uma foto do recibo e a plataforma digital de viagens faz o resto do processo", explica Marchon. "Viajar a trabalho é cansativo e a política de gestão de despesas com viagens corporativas deve ter como papel principal facilitar a vida de quem viaja. Ao melhorar a qualidade de vida desses profissionais, certamente melhoramos também o engajamento e o desempenho deles”.

Leia mais sobre o assunto:

Sua equipe viaja a trabalho? Facilite a gestão com Rydoo