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Como otimizar processos na sua PME?

09/06/20 12:29

Confira no artigo inciativas indispensáveis para garantir o crescimento e a sobrevivência da sua empresa

Como otimizar processos na PME

A otimização de processos na empresa é fundamental para garantir um crescimento sustentável do negócio. Para isso, é importante rever procedimentos, criar novos fluxos de trabalho, otimizar recursos e uma série de outras medidas.

Todas essas ações são essenciais para que você possa trabalhar de forma eficiente e também lucrativa. Estar atento à otimização de processos ainda possibilita o aumento da rentabilidade, fator essencial para que a sua companhia se mantenha competitiva no mercado.

Ficou interessado em otimizar processos na sua empresa? Então confira este artigo que preparamos para você!

Faça um diagnóstico de cenário

Identificar os gargalos que impedem você de alcançar os resultados desejados é o primeiro passo para a otimização dos processos da sua pequena ou média empresa. Comece pelo mapeamento do fluxo de trabalho, identificando quais requisitos são necessários para o correto andamento das atividades.

Para isso, identifique o tempo empregado em cada tarefa, quais os passos que antecedem cada atividade e o que é necessário para que cada etapa seja realizada. Com esse diagnóstico, será mais fácil identificar quais são os requisitos para que cada etapa dos processos seja concluída com sucesso.

Envolva a equipe nos processos de melhoria, já que os funcionários estão em contato direto com as atividades e podem contribuir muito para a melhoria de todas as etapas.

Informatização de processo

A informatização dos processos é essencial para conferir mais agilidade e também mitigar erros que podem comprometer a qualidade dos produtos e serviços.

Com o diagnóstico dos processos em mãos, considere buscar uma ou mais ferramentas tecnológicas. Além de otimizar a mão de obra, um sistema informatizado pode trazer vários benefícios para a sua liderança, como uma gestão baseada em dados.

A contratação de um sistema de gestão, por exemplo, possibilita que as decisões com relação às mudanças sejam feitas a curto, médio e longo prazos. Outra vantagem é que você pode integrar os processos de diversos setores da companhia, como financeiro, departamento pessoal, compras e demais áreas, possibilitando um maior controle dos processos.

Estabeleça metas

O estabelecimento de metas é fundamental para a orientação dos trabalhos. Quais são os objetivos da empresa? Reduzir custos? Aumentar a qualidade ou a produtividade? Garantir a satisfação do cliente?

Tenha isso em mente, trace para a equipe pequenas metas baseadas no diagnóstico do cenário. À medida que essas metas forem sendo alcançadas, eleve os desafios. Lembre-se de fazer os alinhamentos necessários entre equipe e processos, a fim de se alcançar os resultados almejados.

Capacite as pessoas

Para otimizar os processos da empresa é preciso treinar os colaboradores, já que a formação das equipes é fundamental para se obter o sucesso nas atividades e poder otimizá-los.

Comece pensando em um recrutamento adequado, selecionando perfis alinhados com os objetivos do negócio. Os treinamentos devem ser constantes para que os colaboradores tenham o conhecimento necessário para conduzir os processos.

Aposte na diversidade dos perfis, com a contratação de pessoas de todas as idades, gêneros e formações para garantir um time de trabalho mais heterogêneo.

Essas ações caracterizam uma boa política de recrutamento, permitindo que cada pessoa contribua com suas habilidades para o desenvolvimento da empresa.

Reduza a burocracia

Um grande número de burocracia nos processos internos reduz de forma drástica o potencial dos setores de pequenas e médias empresas. Assim, quanto mais você conseguir reduzir essa burocracia, com processos padronizados e alinhados de forma estratégica, mais viável será o aumento da produtividade de toda a empresa.

Pense em um sistema integrado de gestão altamente focado em resultados e embasado na criatividade, inovação e métodos modernos de gestão e técnicas de pessoal.

Importante que as metas não sejam permanentes, já que elas podem ser alteradas devido a condições internas e também externas.

Implemente as melhorias

Com diagnóstico, metas, ferramentas adequadas e colaboradores treinados, inicie a otimização dos processos pelos pontos críticos, ou seja, por aqueles que vão refletir em mais agilidade para a sua empresa.

Mas nada de pressa nesse início. Conduza essas mudanças de maneira gradativa. Isso, porque a implementação das melhorias pode ser um processo que encontrará alguns obstáculos, como a resistência de alguns funcionários e necessidades de ajustes nas ferramentas.

No entanto, se você inclui a sua equipe nessas mudanças nas fases anteriores, é bem provável que eles se adaptem mais rapidamente.

Monitore os resultados

Com os processos de otimização das tarefas rodando, é necessário fazer o monitoramento dos resultados, indispensável para garantir as formas mais eficientes de gerar a melhoria contínua na sua companhia. Por meio do monitoramento, você consegue testar se as mudanças propostas são efetivas ou não.

No estágio de monitoramento, é indispensável verificar se os funcionários estão seguindo as orientações concedidas nos treinamentos e realizando as atividades necessárias para a otimização dos processos, fator fundamental para que as melhorias propostas sejam efetivadas. Siga com o pensamento de que sempre existe algo que pode ser melhorado.

Contrate uma empresa de gestão de benefícios

Para garantir a satisfação dos funcionários e, consequentemente, o comprometimento deles com a empresa, fique atento à gestão de benefícios, como a concessão de vale-alimentação e vale-refeição.

Esses benefícios ajudam a compor o salário emocional, e, para isso, você pode contar com a Sodexo, empresa que gerencia e entrega serviços de qualidade de vida para colaboradores. Entre os serviços ofertados estão:

  • soluções para transporte;
  • reconhecimento e campanhas de incentivo personalizadas;
  • garantia de segurança em todos os processos;
  • flexibilidade para se adequar às particularidades do contratante.

Ao conceder benefícios que agreguem na qualidade de vida dos funcionários, você aumenta o engajamento deles nos processos da empresa, gerando mais resultados, inclusive na otimização de processos de PME.

Como vimos ao longo desta leitura, a otimização de processos na sua pequena e média empresa é indispensável para se manter competitivo no mercado, gerando mais receita para o negócio. Para isso, uma série de ações estruturadas deve ser executada, a fim de se alcançar os melhores resultados.

Se você gostou deste artigo sobre como otimizar processos na sua PME, acompanhe o blog da Sodexo para ver mais conteúdos como este!