Você já tem ou pretende abrir uma empresa? Para que sua PME tenha bons resultados, é importante ter uma gestão centrada e madura, capaz de conduzir as rotinas, resolver problemas e se adaptar às diversas situações.
Não é uma tarefa fácil, mas pode ser muito recompensadora se você tem a vontade de ter o próprio negócio.
Quais são os números sobre as PMEs no Brasil?
As empresas de pequeno e médio porte têm ocupado um espaço cada vez maior no cenário econômico brasileiro. Atualmente, há 20 milhões de empresas no Brasil, e quase 70% são pequenos negócios, alcançando o surpreendente número de 13,5 milhões de estabelecimentos.
Com a forte presença da tecnologia nas nossas rotinas, também houve o surgimento de novas organizações, permitindo a criação de startups que colaboraram com a soma de mais de 12 mil empreendimentos desse modelo no país.
Sua participação econômica também deve ser citada. Afinal, esses pequenos negócios geram mais de um quarto do PIB brasileiro, e devem aumentar ainda mais esse valor.
Avaliando esses números, fica fácil perceber o interesse em criar uma empresa. No entanto, as dificuldades de gestão ainda são grandes e podem surpreender as pessoas menos preparadas.
Quais são os pilares da gestão de uma PME?
Para ajudar nesse processo, vamos abordar a gestão de uma empresa pequena ou média sob 4 aspectos fundamentais: planejamento financeiro, planejamento estratégico, marketing e gestão de pessoas.
Planejamento financeiro
Embora o surgimento de novas empresas cresça de maneira impressionante, também é alto o número de CNPJs que fecham ainda nos 5 primeiros anos. São 6 entre cada 10 empresas que se encaixam nessa estatística, segundo dados do IBGE.
Diante de um cenário tão desanimador, é essencial cuidar bem das finanças da organização, a fim de garantir fôlego para superar crises e mudanças nos padrões de consumo.
O planejamento financeiro reúne todas as informações necessárias para a condução do negócio, como o melhor momento de investir, as estimativas de faturamento e de custos, os demonstrativos de resultados, a viabilidade de novos processos, entre outros pontos.
Para essa preparação, podem ser adotadas algumas práticas voltadas às necessidades de uma PME, capazes de criar uma boa estrutura para que a empresa consiga se desenvolver.
Separe despesas pessoais e empresariais
Um erro comum, principalmente durante os primeiros passos de uma iniciativa pequena, é o empreendedor usar seus recursos para cobrir despesas do negócio e vice-versa. Além de criar uma grande confusão e prejudicar a apuração dos impostos e dos lucros, não é uma prática recomendável.
Separar essas contas vai dar uma noção muito mais clara do andamento da empresa e se ela está gerando o faturamento necessário, permitindo ações que favoreçam o seu desenvolvimento sem afetar a sua vida pessoal.
Faça uma estimativa de custos
Para manter a empresa funcionando, é essencial estimar quanto ela custa. Essa previsão é importante até mesmo para promover o corte de algumas despesas e desenhar um orçamento mais justo, aumentando a margem de lucro.
Saber exatamente quanto a empresa custa e o que é necessário para mantê-la operando em plena capacidade ajuda a evitar a falência. Para isso, é importante considerar dois pontos: os custos fixos e variáveis.
Os custos fixos ocorrem todos os meses, independentemente do faturamento. São eles: aluguel, salários, impostos, contas de consumo (água, energia e internet), manutenção (limpeza do local) etc.
Também podem ser incluídos nos custos fixos os valores de depreciação de equipamentos e a provisão de direitos dos funcionários, como rescisão, férias e 13° salário.
Os custos variáveis são despesas que sofrem variação de acordo com o índice de produtividade da empresa, como compra de matéria-prima e comissões de venda, por exemplo.
Os valores dessas despesas sofrem alteração de acordo com as atividades, mas também devem ser estimados para que o financeiro saiba exatamente qual é o valor mínimo necessário para que a PME continue a operar normalmente.
Previsão de faturamento
Com a estimativa de custos, já é possível saber quanto a empresa consome por mês. Para entender o quanto é necessário vender para manter a saúde financeira do CNPJ, é preciso fazer uma previsão de faturamento.
Nessa projeção, você vai traçar qual é o valor mensal previsto de entrada, considerando a média dos últimos meses e os esforços empregados para isso.
Vale lembrar que essa é uma estimativa, ou seja, não significa que as contas já estão garantidas. É necessário empregar um esforço constante para que essa meta seja ultrapassada, a fim de promover bons lucros.
Crie um capital de giro
O capital de giro é essencial para o funcionamento da empresa, principalmente nos primeiros meses. Além do investimento inicial para a compra de equipamentos e estruturação do negócio, é indispensável criar uma reserva que cubra os gastos mensais que a empresa tem para continuar operando.
Essa reserva será usada principalmente quando houver atrasos nos pagamentos dos clientes, queda de faturamento, crise financeira, entre outros problemas. Também afasta a necessidade de empréstimos, que geralmente são acompanhados de altas taxas de juros.
Controle o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um dos instrumentos mais importantes do planejamento financeiro. Nele, você registra todas as entradas e saídas de dinheiro, servindo como base para orientar as tomadas de decisões e entender as necessidades da PME.
Se, por exemplo, o fluxo está positivo, é possível pensar na aquisição de um novo equipamento. Quando está negativo, talvez seja hora de repensar a política de cobrança ou mudar as estratégias de marketing.
Gere balanços anuais
Existem dois demonstrativos essenciais para a gestão de uma empresa: o Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE).
O Balanço Patrimonial traz a relação de bens da organização, como equipamentos, móveis, veículos, empréstimos que serão recebidos, estoque e caixa, apenas para citar alguns.
Já o Demonstrativo de Resultado do Exercício mostra todas as operações realizadas ao longo do exercício contábil, que geralmente é de um ano. Esse relatório apresenta as receitas, despesas e um panorama dos gastos, dando uma visão bem clara da situação financeira da empresa.
Esses documentos são feitos e emitidos pelo contador, que será um grande parceiro na gestão financeira da sua PME, ajudando não só a entender os fluxos de dinheiro, como também a manter a conformidade, com impostos e comprovações exigidas pelos órgãos públicos.
Planejamento estratégico
O planejamento estratégico é um passo extremamente importante para uma empresa. Esse planejamento servirá como guia para os próximos passos, permitindo uma análise profunda das condições atuais e estabelecendo estratégias que promovam o desenvolvimento da empresa.
Esse documento deve abordar os seguintes pontos:
- os objetivos a serem atingidos de maneira quantitativa, com prazos;
- as ações que serão empregadas para o alcance desses objetivos;
- os recursos necessários para a implantação da estratégia;
- as dificuldades a serem superadas;
- os responsáveis por cada ação.
Confira o passo a passo de estruturação desse planejamento.
Defina o propósito do negócio
Em qual ponto a sua empresa deve chegar e em quanto tempo? Você pode ir além de objetivos como aumentar o faturamento em X%, e estabelecer objetivos maiores que vão agregar à marca, como metas que reflitam os valores e a missão do negócio.
Faça um diagnóstico interno da empresa
Para esse diagnóstico, uma boa indicação é o uso da análise SWOT. A ferramenta permite uma avaliação cuidadosa do ambiente interno, com os pontos fortes e fracos da empresa, assim como as ameaças e as oportunidades do ambiente externo.
Essa avaliação vai trazer uma visão muito clara da situação atual da PME, suas limitações e o que pode ser trabalhado para um melhor desempenho.
Defina um plano de ação
Com o diagnóstico pronto, é possível determinar as estratégias que serão adotadas para alcançar as metas definidas no primeiro passo, indicando cada prática, os recursos e as pessoas envolvidas nesse processo.
Essa etapa funciona basicamente como um mapa para a organização. Ele pode e deve ser reavaliado de tempos em tempos para possíveis ajustes, de acordo com os desafios e as oportunidades que surgem ao longo do tempo.
Estabeleça indicadores e monitore
O que não é medido não pode ser gerenciado. Explicando melhor, se você não tem ideia dos resultados que as ações estão trazendo, fica difícil saber o que realmente está funcionando e o que pode ser melhorado.
Por isso, adote alguns indicadores que evidenciem o que é importante para a empresa, de acordo com as metas definidas. Esses indicadores também podem variar segundo a área de atuação, mas alguns são usados pela maioria das organizações, tanto pequenas como multinacionais, como: rotatividade, retorno sobre investimento, produtividade, reclamações dos clientes, apenas para citar alguns.
Após a definição dos indicadores, é hora de medir e acompanhar esses resultados. Com base em números concretos, é possível fazer escolhas mais conscientes e tomar decisões.
Marketing
Trabalhar o marketing é essencial para a sobrevivência das empresas. Afinal, é sempre necessário atrair novos clientes e trabalhar estratégias para fidelizá-lo, buscando maneiras de tornar a sua solução cada vez mais atraente e posicionando a marca.
Grandes empresas conseguem investir em estratégias mais caras, contratar equipes internas para cuidar apenas disso ou até mesmo fechar parcerias com grandes agências.
Uma PME nem sempre tem a verba para o trabalhar o marketing nesse nível, o que não exclui a necessidade de investir nesse setor.
Destacamos aqui algumas práticas que podem ser adotadas ou pontos a serem observados para quem precisa trabalhar o marketing de uma pequena ou média empresa.
Entenda o público-alvo
Definir o público-alvo é essencial para começar a trabalhar a comunicação externa da empresa. Conhecer as necessidades e preferências de quem consome o seu produto vai ajudar não só a criar produtos que tenham maior demanda, como também permite a criação de uma estratégia de marketing com bons resultados.
Aproveite a automação
Existem atualmente diversas ferramentas capazes de otimizar e organizar as ações de marketing. Algumas podem ser usadas até gratuitamente ou testadas, para que você entenda se ela realmente é capaz de atender às demandas da sua empresa.
Esses softwares ajudam a otimizar tarefas de rotina, proporcionando um ganho de tempo importante para quem administra um negócio.
Priorize as experiências
O consumidor de hoje está muito mais exigente e tem um poder de alcance de suas ideias muito maior. O que isso significa? Se uma pessoa tiver problemas com o seu produto, ou não contar com um atendimento satisfatório, esse problema será facilmente divulgado, afetando a reputação do seu negócio.
Ao mesmo tempo, clientes satisfeitos podem divulgar a sua marca gratuitamente, sendo uma excelente estratégia de marketing.
Como conseguir esse resultado? Caprichando nas experiências dos colaboradores, procurando criar ações personalizadas que atendem às expectativas. Uma alternativa é configurar o envio automático de mensagens informando sobre a entrega do produto, por exemplo.
Use as redes sociais
As redes sociais são usadas como canais de comunicação, ajudando na conversão das vendas, aproximando o cliente da sua empresa e servindo de suporte para a construção de uma imagem forte e relevante.
Procure criar conteúdos exclusivos e que tenham relação com o seu nicho de negócio. Traga também informações que são interessantes para o seu cliente.
Crie um site responsivo
O site é o espaço de apresentação da empresa. Nele, você concentra todas as informações sobre os produtos e serviços, políticas de devolução, detalhes sobre como fazer a compra, dados sobre a empresa, entre outros. Além disso, ele deve ter um bom design e ser bem estruturado.
Contudo, é importante lembrar que boa parte das pessoas acessa a web pelo celular. A facilidade oferecida pelo smartphone faz com que dificilmente o cliente pare em um computador apenas para entrar no site da sua empresa.
Por isso, é importante investir em uma página responsiva, ou seja, que tenha uma boa leitura também em telas menores e dispositivos móveis, como telefones e tablets.
Produza vídeos
O YouTube é hoje uma ferramenta poderosa de disseminação de conteúdo, sendo a segunda ferramenta de busca mais usada, perdendo apenas para o Google.
Aproveitar o YouTube para postar tutoriais de uso dos seus produtos e conteúdos relacionados ao setor de atuação da sua empresa pode ser uma excelente maneira de atrair mais pessoas para a sua marca e torná-la mais conhecida.
Você também pode usar vídeos em outras redes sociais, como no Instagram, para ajudar a converter uma audiência em clientes para o seu negócio.
Gestão de pessoas
A gestão de pessoas é um assunto delicado para empresas de qualquer porte. Quando bem realizada, pode impulsionar o crescimento da organização a níveis surpreendentes, elevando o faturamento e fazendo com que a marca consolide uma forte presença de mercado.
Para que isso ocorra, há a influência de diversos fatores como qualidade do produto, eficiência e rapidez nas entregas, alto nível de atendimento ao cliente, solução de dúvidas, acolhimento de reclamações etc.
Esse nível de serviço só é possível com uma gestão de pessoas muito bem estruturada, voltada para o aproveitamento das competências individuais e para a valorização dos funcionários.
Com a administração de talentos bem-feita, é possível alcançar os seguintes benefícios:
- diminuição dos índices de turnover;
- aumento da cooperação no trabalho em equipe;
- maior capacitação dos funcionários;
- melhora na qualidade dos produtos ou serviços;
- melhora no atendimento ao cliente;
- eficiência na comunicação interna;
- diminuição do atraso nas entregas.
Para fazer uma gestão eficiente, vale a pena seguir os passos abaixo.
Defina a cultura organizacional
Toda empresa tem a sua cultura, mesmo que seja pequena e ainda esteja nos primeiros passos. Essa cultura carrega os valores, a missão da organização e a maneira de conduzir o trabalho. Os conceitos que definem a cultura organizacional devem estar presentes em toda a política da empresa.
A definição da cultura gera confiança e ajuda os colaboradores a se encontrarem dentro dessa identidade, criando um senso de pertencimento e auxiliando na motivação.
Estabeleça uma comunicação transparente
Por meio da comunicação, é possível trabalhar a gestão de maneira positiva e construtiva. A criação de canais internos é uma necessidade para que a empresa diminua a incidência de boatos que minam o engajamento, além de estabelecer um alinhamento entre todos.
A escolha do veículo vai depender da identidade da empresa e costume dos colaboradores: pode ser newsletter, mural de avisos, redes sociais… há uma série de opções. O mais importante é que essa comunicação seja honesta e clara, envolvendo os colaboradores.
Outro detalhe importante a ser levantado nesse tópico é a necessidade de que esse diálogo seja uma via de mão dupla. Ou seja, abra espaço para que o funcionário também consiga trazer suas sugestões e reclamações, participando ativamente nas estratégias da empresa.
Faça o recrutamento e a seleção de maneira consciente
Recrutamento e seleção de talentos é o “calcanhar de Aquiles” das empresas. Uma contratação mal feita custa dinheiro, afeta a qualidade de trabalho e o clima organizacional.
Para contratar bem, é necessário considerar a cultura da empresa, avaliando as competências emocionais na hora de escolher o profissional. Esse alinhamento é tão importante e valorizado, que várias grandes marcas estão priorizando as habilidades emocionais ― as soft skills ― em relação às habilidades e aos conhecimentos técnicos, que podem ser desenvolvidos pela própria empresa.
Realizando o processo seletivo dentro de uma estratégia de gestão de pessoas, é possível aumentar a permanência dos trabalhadores e estimular o engajamento, além de construir equipes mais colaborativas e produtivas.
Trabalhe a retenção de talentos
Encontrar pessoas bem preparadas e que se identifiquem com a empresa é um desafio para os gestores e para o RH. É comum gastar tempo e dinheiro com um processo seletivo e o profissional que parecia perfeito para o cargo ficar por apenas alguns meses.
Além do prejuízo financeiro, essa ocorrência traz um grande atraso no processo produtivo da empresa.
Por isso, parte de uma gestão de pessoas estratégica é considerar as competências ― técnicas e comportamentais ― necessárias para ocupar uma vaga na empresa, para que o funcionário colabore por muito tempo.
Também é importante pensar em políticas que aumentem a satisfação dos colaboradores, para que eles não tenham vontade de procurar por outra oportunidade no mercado.
Realize avaliações de desempenho
As avaliações de desempenho são ferramentas essenciais para a gestão de talentos. Por meio dessas avaliações, é possível identificar as habilidades presentes nos colaboradores e as que precisam ser desenvolvidas.
Os resultados permitem a estruturação de equipes mais produtivas, de planos de carreira realistas e aplicáveis e, principalmente, a prática de feedbacks que conduzirão o profissional ao aprimoramento individual e, por consequência, ao alcance de melhores resultados pela empresa.
Estabeleça uma política de reconhecimento
O reconhecimento é um forte fator de motivação e deve ser aplicado pela empresa. Ao identificar o esforço de um empregado ou o desempenho acima da média, o gestor deve aplicar alguma prática de reconhecimento. Mais do que isso, a gratificação deve ser parte importante da política corporativa.
Esse reconhecimento não precisa ser essencialmente financeiro. Pode ser um agradecimento público, um presente (como um vale-cultura ou um jantar em um bom restaurante) ou uma folga a mais. O importante é que o colaborador saiba que é observado e que seus esforços são valorizados.
Ofereça um bom pacote de remuneração e benefícios
A gestão de pessoas eficiente também passa pela remuneração dos profissionais. O salário não é o maior motivador, mas definitivamente é um fator importante para manter os talentos mais bem qualificados na empresa.
Mesmo para pequenas e médias empresas, é importante fazer uma pesquisa cuidadosa de mercado e pagar, pelo menos, a média praticada pelas demais organizações.
Além disso, o cessão de benefícios é essencial para garantir a tranquilidade e uma melhor qualidade de vida aos colaboradores.
Os benefícios básicos (como vale-transporte, refeição e alimentação) podem ser otimizados com recursos como cartões magnéticos e a parceria com uma empresa experiente e renomada no mercado.
Também é interessante oferecer benefícios extras, como convênios com faculdades, academias, plano de saúde, entre outros.
Neste guia completo, abordamos 4 pilares para a gestão de uma PME. É um trabalho vasto e bem complexo, mas necessário para quem quer abrir o próprio negócio ou para quem precisa administrar uma empresa. É claro que você não precisa fazer tudo isso sozinho ― conte com parceiros que vão ajudar, otimizando o que for possível em cada setor.
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