Tempo e trabalho: segredos de uma boa gestão

Tempo e trabalho: temos aqui uma combinação que pode ser um tanto perigosa. Sabe o motivo? Se você não gerenciá-los direito, certamente terá problemas. Alguns deles são pouca produtividade, sobrecarga e até questões de saúde, como a Síndrome de Burnout.

A verdade é que a pandemia mexeu bastante com as nossas rotinas. Juntou trabalho e casa, filhos e reuniões, autonomia e ferramentas online... Muita coisa mudou e, para acompanhar essa transformação, foi necessário multiplicar a organização nossa de cada dia. Sim, o gerenciamento do tempo ficou mais desafiador no modelo híbrido. 

Quer saber os motivos e também descobrir como orientar as equipes da sua empresa para ter um bom planejamento? Fique conosco por aqui. Você verá:

• Tempo e trabalho: como fazer o relógio da sua equipe trabalhar

• Gerenciamento do tempo: como orientar as equipes?

• Reconheça sua responsabilidade

• Dê dicas de como lidar com as distrações

• Use a tecnologia a favor da gestão do tempo

Tempo e trabalho: como fazer o relógio da sua equipe trabalhar

Segundo um estudo global realizado pela Tinypulse, 80% dos líderes afirmaram que o modelo híbrido de trabalho é mais exaustivo para os funcionários. E ainda: carrega uma carga emocional maior do que o presencial. 

Entre os principais motivos, destaque para a falta de divisão entre casa e emprego, acúmulo de tarefas e distrações recorrentes. Tudo isso exige mais de uma habilidade que todos os profissionais precisam ter e/ou desenvolver: o gerenciamento do tempo.

De acordo com uma pesquisa realizada pelo International Stress Management Association Brasil (ISMA-BR), o Brasil está entre os países mais estressados do mundo. E o motivo é justamente a falta de tempo. Mas como orientar e, motivar as equipes e garantir que façam uma boa gestão? É o que falamos a seguir.

Gerenciamento do tempo: como orientar as equipes?

Quando gestores e empregadores passam a falar sobre o tema - e a dar dicas de como fazer uma boa gestão - todo mundo sai ganhando. É importante que cada profissional entenda que o bom gerenciamento do tempo não é vantajoso apenas para as empresas. 

Pelo contrário: conta pontos valiosos também para o equilíbrio entre vida pessoal e profissional que tanto buscamos! Além disso, sempre que as atividades são feitas com organização e concentração, as entregas tendem a ser melhores. E assim os profissionais vão se destacando, sendo promovidos… É um ganha-ganha.

Quer saber como orientar as suas equipes? Baixe este infográfico gratuito sobre gestão do tempo e veja os resultados aparecerem!

Reconheça a sua responsabilidade

Quem está na liderança deve se questionar se existe uma parcela de responsabilidade no mau gerenciamento do tempo. A falta de organização pode partir do gestor - e aí é um efeito cascata. Então, antes de partir para qualquer estratégia, olhe para dentro e veja o que pode mudar. Algumas dicas:

• Não marque reuniões desnecessárias: elas tiram o foco e roubam muito tempo.

• Estabeleça prioridades para as entregas: não peça tudo para a mesma data. Ninguém consegue dar conta desse ritmo!

• Respeite os horários: não é porque as pessoas estão em trabalho remoto que você pode mandar mensagem a qualquer dia e hora.

• Dê feedback sempre: se notar que algum profissional não está rendendo como antes, tente entender os motivos. Pode ser justamente a má gestão do tempo.

Dê dicas de como lidar com as distrações

As interrupções costumam ser maiores no trabalho híbrido. Segundo um estudo realizado pela Universidade da Califórnia Irvine e divulgado pela Internet Marketing Association (IMA), o tempo máximo que uma pessoa consegue se dedicar integralmente a uma atividade, sem distrações, é de 11 minutos. E, toda vez que ela decide voltar ao trabalho, costuma demorar ao menos 25 minutos. Ou seja, são muitas horas perdidas por dia.

Uma dica importante para evitar situações como essa é criar slots de tempo na agenda. Isso significa dividir o dia de acordo com as tarefas que devem ser feitas, atribuindo horários a cada uma delas. E não esqueça de incluir pausas nesse planejamento.

Exemplos: "responder mensagens de amigos no WhatsApp" ou "dar uma olhada nas redes sociais". Assim, atividades que costumam promover diversas interrupções durante a jornada passam a ser concentradas em momentos específicos.

Use a tecnologia a favor da gestão do tempo

Há muitas plataformas de comunicação e gestão no mercado - e elas devem ser suas aliadas, não inimigas. Em vez de demandar as tarefas aos poucos e por um canal diferente a cada hora, que tal fazer uma videoconferência logo pela manhã para distribuir as entregas e resolver pendências?

Além disso, aproveite toda a potência de softwares de gestão de projetos, como Trello e Wrike. São ferramentas que contribuem muito para o cumprimento de metas e prazos. Há também programas que calculam o tempo gasto em cada atividade, o que pode ser interessante para identificar porque uma demora mais do que a outra. Você consegue corrigir falhas nos processos, por exemplo!

Concluindo 
Fazer um bom gerenciamento do tempo é essencial para a empresa como um todo. No modelo híbrido, esse cuidado deve ser redobrado porque as distrações tendem a ser maiores. Por isso, é muito importante que as empresas falem sobre o tema, instruam suas equipes, deem dicas e invistam em tecnologias específicas.

Assim, todo mundo sai ganhando! Que tal começar a fazer esse trabalho por aí? Se liga na surpresa: preparamos um infográfico sobre tempo e trabalho, que mostra o passo a passo de como trabalhar melhor o tema com os times. Bora baixar?