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Guia: Gestão de negócios para bares e restaurantes

Ganhe mais competitividade e faça seu estabelecimento crescer com as dicas desse artigo

Como administrar um bar ou restaurante

No dia a dia, é muito comum usar o termo gerenciamento para explicar uma forma de organizar os projetos pessoais e profissionais. Mas esse conceito está diretamente associado às empresas, que precisam de decisões estratégicas para ganhar competitividade e crescer no mercado. Pensando nisso, preparamos um guia que esclarece as principais dúvidas sobre gestão de bares e restaurantes.

Inicialmente, o conteúdo traz um panorama sobre o ato de gerenciar uma empresa, mostrando o que é e como esse importante conceito surgiu na história. Depois, você vai aprender quais são os principais tipos de gestão, como a financeira, a de contabilidade, a de produção, a comercial e a administrativa — esta última aplicada a bares e restaurantes.

Em seguida, o guia resume qual é o impacto da gestão sobre o empreendimento e ajuda você a entender como a administração exerce uma função essencial em bares e restaurantes, um setor muito promissor, apesar dos inúmeros desafios.

Por fim, o texto oferece um passo a passo para o empreendedor gerir o seu negócio, definindo modelos, investindo em ferramentas de administração, contratando equipe profissional e focando em diferencial competitivo em bares e restaurantes.

Confira nosso índice:

Continue a leitura e aprenda mais sobre o tema!

O que é e como surgiu o conceito de gestão?

Termo que remete à palavra latina gestione, gestão significa, principalmente no contexto empresarial, o ato de administrar recursos ou gerenciar o trabalho de pessoas em uma instituição. Em geral, essa ação está atrelada ao plano estratégico da empresa, com o qual é possível atingir as metas definidas para o negócio, como expandir as vendas e otimizar o trabalho em equipe.

Mas a dúvida que resta é sobre a origem da gestão, certo? Respondendo à pergunta, o ato de administrar, como o conhecemos hoje, surgiu na Revolução Industrial, período entre os séculos 18 e 19 marcado por um grande desenvolvimento tecnológico na Europa, em especial, na Inglaterra.

E não é à toa que o conhecimento administrativo remete a essa importante fase da história da humanidade. O motivo é que, durante a Revolução Industrial, com o boom de indústrias e o crescimento das cidades, os empresários precisaram propor soluções para dar conta das novas demandas sociais.

Ao mesmo tempo, os modelos e as teorias elaborados na Europa daquela época ajudaram a fundamentar a Ciência da Administração, que sistematiza e analisa práticas utilizadas no ato de gerenciar sistemas e profissionais.

Quais são os tipos de gestão?

Não há dúvidas de que as bases científicas da Administração foram pensadas no decorrer da Revolução Industrial. No entanto, essa ciência se desenvolveu, sobretudo, no século 20, quando o engenheiro francês Jules Henri Fayol revolucionou a área do conhecimento estabelecendo novas diretrizes e modelos para a gestão.

Considerado o pai da teoria clássica da Administração e autor do livro Administração Industrial e Geral, Jules Henri Fayol explica que existem, pelo menos, seis tipos de gerenciamento de empresas:

  • gestão administrativa, que corresponde à administração geral da empresa e compreende as demais áreas de gestão do negócio;
  • gestão financeira, setor responsável pela administração dos recursos materiais da empresa, sendo encarregado, também, por diminuir as despesas e otimizar os lucros na instituição;
  • gestão de contabilidade, responsável pelo setor contábil da empresa, pagando tributos e emitindo folhas de pagamento, por exemplo;
  • gestão de produção, com uma série de procedimentos que organizam e garantem um maior desempenho produtivo na empresa;
  • gestão de segurança, setor que fiscaliza e garante práticas seguras do trabalho;
  • gestão comercial, essencial para o processo de vendas no varejo e no atacado com a sistematização de táticas sobre como encantar clientes.

O conhecimento sobre gestão vem sendo aprimorado para otimizar os processos e as entregas das equipes nas empresas. Mas, em todo caso, é importante conhecer os tipos de gerenciamento para entender como essa estratégia pode ajudar determinados setores, como o de bares e restaurantes.

Como a gestão ajuda um empreendimento a crescer no mercado?

Até aqui, você já sabe o que é e quais são os principais tipos de gestão. Mas como essa ferramenta ajuda uma empresa a crescer no mercado? Respondendo à questão, são vários os benefícios associados ao gerenciamento empresarial, a começar pela tomada de decisão, que pode ser baseada em métricas e dados, o que facilita o processo e reduz os riscos.

Da mesma forma, uma boa gestão se reflete na qualidade dos produtos e dos serviços oferecidos pelo estabelecimento. Basta pensar que um bar ou um restaurante com uma boa estratégia de venda tende a chamar mais atenção do público e, possivelmente, pode converter um visitante em um cliente convicto.

A justificativa se deve ao fato de a gestão considerar vários aspectos no planejamento estratégico do negócio. Por isso, a tática não visa apenas ao lucro no final do mês, mas aposta em pesquisas de mercado para conhecer a oferta da concorrência e aprofundar o perfil do consumidor, facilitando a escolha do cardápio e baseando, inclusive, o calendário de eventos no espaço.

Portanto, a gestão é uma área fundamental para a empresa manter a saúde financeira e, mais do que isso, crescer no mercado, ainda mais em um segmento muito concorrido, como o de bares e restaurantes, com uma dinâmica frenética de novas marcas e opções de lazer para as pessoas.

Qual é a função da gestão na reabertura de bares e restaurantes?

Além de deixar milhões de famílias enlutadas e causar graves sequelas em muitos pacientes infectados, a pandemia de COVID-19 afetou a economia mundial. Alguns setores do mercado, como o de bares e restaurantes, sofreram duramente os efeitos do avanço da doença viral em 2020 e 2021, devido, entre outros fatores, aos cuidados com a saúde e ao isolamento social.

Para você ter ideia, esta pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Bares e Restaurantes mostra que, no momento mais crítico da pandemia do novo coronavírus no Brasil, mais de 70% dos empreendimentos tiveram de cortar gastos para se manter ativos, seja despedindo funcionários, seja realocando despesas e investimentos.

Contudo, em um cenário de maior controle do número de infectados e ampla vacinação contra a COVID-19, a dúvida que fica é como a gestão ajuda a equilibrar as contas de bares e restaurantes que estão retomando a uma rotina "normal", não é?

Listamos os benefícios de um bom gerenciamento nesses empreendimentos de gastronomia e lazer!

Automação de processos

Atualmente, uma boa gestão deve ser realizada com os melhores equipamentos e ferramentas digitais, que auxiliam o gestor nas inúmeras tarefas do dia a dia, como contabilizar as despesas e garantir a folha de pagamento dos funcionários.

Não há dúvidas de que a automação de processos contribui para a gestão de benefícios, otimizando as funções administrativas e reduzindo o tempo dedicado a alguns procedimentos na empresa.

Redução de gastos

Em tempos desafiadores, uma boa gestão deve analisar, também, os gastos e os lucros de um negócio, tentando reduzir, sempre que possível, as despesas para ampliar a margem lucrativa.

Essa máxima faz ainda mais sentido no momento de reabertura do comércio, em meio à pandemia de COVID-19, quando o público volta a frequentar os estabelecimentos de lazer e os empresários podem aumentar os investimentos no setor.

Centralização de serviços

Por outro lado, a pandemia de COVID-19 acelerou algumas tendências, como o delivery de comida e o takeaway/take-out (retirada do produto na loja).

Dessa forma, a gestão de bares e restaurantes ajuda o empresário a acompanhar as mudanças do segmento, apostando na centralização para oferecer soluções ao que a clientela deseja, seja com a abertura do espaço físico, seja com a entrega dos produtos via plataformas digitais e aplicativos.

Análise das tendências

Uma empresa não precisa, apenas, manter-se no "azul" para controlar as contas. É preciso, também, expandir as operações e crescer entre os concorrentes.

Para isso, em um setor muito dinâmico, como o mercado de bares e restaurantes, a gestão deve antecipar tendências, descobrindo o que os clientes estão procurando e o que, possivelmente, buscarão experimentar na sua região.

Quais são os principais desafios da gestão de bares e restaurantes?

O setor de bares e restaurantes está em expansão com a reabertura do comércio e os sinais de que a pandemia de COVID-19 possa estar perto do fim. O fato é que cerca de 30% dos brasileiros aumentaram os gastos com bebidas, comidas e vida noturna no segundo semestre de 2021, de acordo com este levantamento da Credicard.

Apesar da alta demanda por serviços de entretenimento, existem alguns desafios aos quais os gestores devem prestar atenção para não comprometer as contas no empreendimento. A constante mudança de comportamento do consumidor, por exemplo, é uma das características desse segmento, que precisa se reinventar para atender aos hábitos da clientela.

Além disso, a gestão de bares e restaurantes precisa ficar constantemente em alerta para não comprometer a qualidade dos insumos e das bebidas vendidas ao público, motivo pelo qual é necessário redobrar os cuidados com higiene e saúde, seguindo todos os protocolos sanitários do país.

Outro ponto que torna a gestão de bares e restaurantes desafiadora tem a ver com a readequação do estoque, pois o armazenamento garante que o negócio ofereça os itens de acordo com o cardápio, atingindo as expectativas do consumidor.

Ao mesmo tempo, o gerenciamento do estoque deve garantir a rotatividade dos produtos, evitando que os itens se acumulem, passem da validade e coloquem em risco a saúde do cliente, que pode sofrer com intoxicação alimentar.

Por fim, bares e restaurantes mantêm um contato direto com as pessoas, o que requer um contínuo treinamento da equipe. Nesse sentido, os profissionais devem trabalhar para oferecer a melhor experiência ao cliente, desde o primeiro contato do público com a marca até o momento posterior ao consumo dos itens e dos serviços oferecidos pelo estabelecimento.

Um atendimento humanizado focado em atender aos pedidos rapidamente, somado, claro, à qualidade dos produtos vendidos, aumenta a chance de os bares ou restaurantes agradarem à persona, o que impulsiona a competitividade da marca e representa a eficiência das decisões tomadas pela equipe administrativa da empresa.

Que passo a passo ajuda a gestão de negócios de bares e restaurantes?

Nesta etapa, você entende qual é o impacto da boa gestão para o equilíbrio financeiro e a organização interna de bares e restaurantes. Contudo, a dúvida que fica é sobre como administrar de maneira eficiente esse tipo de negócio, não é?

Reunimos as principais dicas para você ter sucesso com o gerenciamento do seu empreendimento. Veja!

Defina o modelo de negócio

O primeiro passo para garantir a boa gestão da empresa é definir o modelo de negócios, isto é, a maneira como a instituição planeja, entrega e recebe o valor pelos itens comercializados.

Para escolher um modelo de negócio ideal para o seu empreendimento, seguindo os conselhos de Alexander Osterwalder, guru das práticas de administração empresarial e autor do livro A Geração dos Modelos de Negócio, é importante analisar aspectos como fontes de custo e de receita, perfil do consumidor, parceiros, atividades, entre outros.

Igualmente, o gestor precisa pensar em um tipo específico de modelo de negócio, seja franquia (em que franqueador concede o direito de utilização da marca ao franqueado); assinatura (quando a empresa concede produtos ou serviços ao cliente após o pagamento de uma taxa); freemium (variação do modelo de assinatura com oferta de serviços free e premium) e economia criativa (como as plataformas Uber e Airbnb).

Estabeleça um planejamento estratégico

Após a definição do plano de negócio, a equipe administrativa precisa estabelecer um planejamento estratégico, o que implica sistematizar alguns mecanismos e processos que ajudem a mobilizar ações, tomar decisões, garantir recursos e, claro, alcançar as metas.

Para ajudar você nesse objetivo, é importante propor a missão, a visão e os valores da empresa. Depois, o gestor deve analisar os ambientes interno e externo ao empreendimento, definindo as metas e os objetivos. Seguindo o plano de ação, o planejamento deve mensurar, também, os resultados e acompanhar as táticas para verificar possíveis mudanças no orçamento.

Ah, aqui vai uma dica para mensurar o sucesso do planejamento estratégico: aposte em indicadores confiáveis, como o percentual de lucratividade do negócio, o nível de crescimento mensal e o tíquete médio de vendas.

Invista em ferramentas de gestão

A sistematização do conhecimento é crucial para otimizar as táticas e garantir o sucesso das vendas no empreendimento. E não seria diferente com as ferramentas de gestão, uma série de técnicas para basear a tomada de decisão administrativa. Esses procedimentos são eficientes para negócios de diferentes setores e tamanhos, desde que o gerenciamento tenha eficiência para controlar os processos da empresa.

Para ajudar a escolher ferramentas de gestão do seu estabelecimento aqui vão algumas sugestões dos principais mecanismos e programas:

  • Ciclo PDCA, uma metodologia que reduz custos e tende a aumentar a satisfação do cliente com o controle de processos e a padronização de dados na empresa;
  • Canvas, uma ferramenta estratégica que oferece uma visão global do empreendimento a partir de quatro pilares (infraestrutura, oferta, cliente e finanças);
  • plano de negócios, um detalhamento com os objetivos e as metas a serem atingidas pela companhia;
  • 5W2H, planos de ação que usam checklists para controlar melhor a realização de tarefas na instituição; 
  • OBZ ou Orçamento Base Zero, um planejamento orçamentário para cortar despesas e impulsionar os investimentos da empresa;
  • 4Ps da Inovação, uma ferramenta de inovação que foco em quatro categorias, seja o propósito, os processos, as pessoas e as políticas do negócio;
  • CRM ou Customer Relationship Management, um software que melhora o relacionamento entre o cliente e a marca;
  • Mapas Mentais Gerenciais, diagramas ou gráficos que oferecem solução para os problemas da empresa, ajudando a determinar a hierarquia dos cargos e melhorando o gerenciamento de projetos;
  • Análise SWOT, uma metodologia que ajuda o gestor a identificar possíveis pontos críticos que a empresa precisa melhorar para se destacar no mercado;
  • KPIs ou Key Performance Indicator, valor mensurável sobre o nível de desempenho de um projeto, oferecendo informações confiáveis para o gestor modificar, caso seja necessário, a estratégia de negócio.

Atente-se à contratação da equipe

Se você quer ter uma gestão exitosa, é preciso investir em contratação da equipe que deve ficar responsável pelas inúmeras funções e tarefas do seu negócio. Nesse sentido, o empresário deve pensar, inicialmente, no perfil do negócio, o que ajuda a delimitar as capacidades a serem priorizadas na seleção.

A entrevista de emprego também tem um papel fundamental para a captação de bons profissionais no seu empreendimento. Para otimizar o tempo, o gestor deve se ater às informações do currículo selecionado, tirando dúvidas e explicando para o candidato qual é a missão, a visão e os valores da empresa, por exemplo.

Foque em um diferencial competitivo

Está claro que o setor de bares e restaurantes é bastante competitivo, com uma grande oferta de estabelecimentos, operando nos mais diversos nichos de mercado. Diante dessa característica do segmento, é preciso mobilizar diferenciais competitivos para inserir a marca entre os consumidores e agregar valor para os produtos comercializados pelo negócio.

Mas sabe por que o diferencial competitivo é importante para o crescimento da empresa? A justificativa se deve às vantagens e aos benefícios que o diferencial competitivo contribui para a boa relação entre o cliente e a empresa, entregando atributos que os demais bares e restaurantes não poderão oferecer.

Desenvolva uma gestão financeira

Dentre os tipos de gestão que você aprendeu no início deste guia, a administração financeira é uma das mais importantes para que uma empresa seja bem-sucedida no mercado. Sabe por quê?

A gestão financeira envolve uma série de ações e procedimentos que não apenas controlam as despesas, seguindo, entre outras ferramentas, o que regula o Orçamento Base Zero, mas também garantem o pagamento das folhas profissionais e aumentam a lucratividade do bar ou do restaurante.

Adote medidas de limpeza e higienização

Você viu, anteriormente, que um dos grandes desafios de bares e restaurantes é manter a limpeza do local, oferecendo para o público a máxima qualidade de produtos e serviços.

Portanto, a gestão deve priorizar a sanitarização da cozinha e investir na higienização dos espaços compartilhados, especialmente no momento em que ainda temos o risco de infecção do Covid-19, com alto risco de transmissão viral por gotículas de saliva e superfícies infectadas.

Tenha uma visão financeira

É verdade que a gestão financeira é um dos pilares que mantêm o funcionamento da empresa. Mas essa tática não deve deixar de lado a visão sobre possíveis investimentos futuros, que ofereçam o melhor serviço para o público e torne a marca ainda mais competitiva no mercado.

Na prática, ter visão financeira é uma capacidade que se espera da equipe de gestão, analisando o quadro de finanças e antecipando tendências para melhorar a satisfação dos clientes e, consequentemente, garantir a lucratividade no presente e no futuro dos restaurantes e bares.

Desenvolva soft skills

Por fim, se você quer ser bem-sucedido na gestão do seu estabelecimento, a dica é desenvolver as soft skills, termo em inglês (traduzido para habilidades interpessoais) que define um conjunto de competências associadas ao comportamento humano.

Para você ter ideia, são classificadas como soft skills habilidades como a empatia, a resolução de conflitos, a flexibilidade, a ética, a responsabilidade, a liderança e a capacidade de fazer a gestão das equipes.

As soft skills se contrapõem às hard skills, termo que seria traduzido para "habilidade difíceis" na nossa língua. Na verdade, o diferencial das hard skills é que essas são competências técnicas aprendidas e ensinadas por meio de cursos, testes rápidos, qualificações e treinamentos.

Assim, domínio de softwares, proficiência em língua estrangeira, gestão de projetos, operação de sistemas, entre outros, são exemplos de hard skills, igualmente necessárias para o bom funcionamento de bares e restaurantes.

Neste guia, você aprendeu o que é, qual é a função e como estabelecer uma boa gestão de bares e restaurantes, um segmento em expansão que requer uma atualização constante das estratégias comerciais para atender às demandas do público. Por isso, coloque as dicas em prática e não deixe de seguir o seu planejamento para alcançar as metas e manter a saúde financeira do empreendimento.

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