como fazer a gestão de viagens corporativas

Como fazer uma gestão de viagens corporativas eficiente

4 Fevereiro 2025

Descubra dicas preciosas de como planejar esses momentos e oferecer o melhor suporte para as suas equipes, para levar sua empresa mais longe.

A gestão de viagens corporativas é uma tarefa que exige bastante planejamento e, acima de tudo, as escolhas certas – afinal, todo deslocamento tem uma missão importante, e quando as equipes estão bem instaladas e recebendo todo o respaldo necessário, as chances de sucesso aumentam. 

Ou seja, todo mundo sai ganhando, inclusive a gestão estratégica da empresa!

E aí, já sabe o que levar em conta ao planejar esse tipo de atividade? Nós te damos aquela mãozinha. Fique com a Pluxee e veja:

  • Como fazer a gestão de viagens corporativas?
  • De quais formas organizar
  • Hora de começar
  • O que diz a lei?

Gestão de viagens corporativas: como fazer?

As viagens corporativas sempre fizeram parte do mundo empresarial, e com o passar dos anos, se estabelecem ainda mais como uma etapa fundamental no crescimento de empresas dos mais diversos tamanhos e segmentos. 

Mesmo com a pausa obrigatória causada pela pandemia entre 2020 e 2021, o setor vem se recuperando e apresentando números maiores que nunca – alcançando um faturamento recorde no último trimestre de 2024, que ultrapassa até mesmo os números de 2019, período antes da pandemia. 

Esse cenário reforça a importância do RH olhar para a gestão de viagem corporativa com o cuidado que ela merece, uma vez que bons resultados dependem de uma experiência satisfatória.

E por isso, o planejamento e a política de viagens corporativas devem contemplar dois aspectos macro:

  • Organização: engloba escolha de datas, organização de agendas, proteção contra imprevistos, definição do tipo de deslocamento, traslados, escolha da hospedagem e oferecimento de um suporte financeiro aos colaboradores durante o período;
  • Orçamento: indicação de quanto será possível gastar em cada viagem.

Mas como começar a organizar as viagens a trabalho?

Isso pode ser feito através de um guia com as regras estabelecidas para cada deslocamento, de acordo com a natureza de cada um (visita a um cliente ou participação em um congresso, por exemplo). Esse documento deve conter todos os detalhes que envolvem essa prática:

  • Regras relacionadas à compra dos serviços essenciais da viagem, como passagens, hospedagem e deslocamentos;
  • Definição dos responsáveis pela gestão de despesas (crie um fluxo que determina quem é responsável por cada tarefa);
  • Quais são as verbas disponíveis para cada tipo de viagem;
  • Prazos e procedimentos para pagamento e reembolsos;
  • Como as despesas de cada funcionário serão cobertas durante a estadia.

Defina tudo isso com clareza e apresente às equipes. Assim, todos ficam cientes de como o processo funciona - e as etapas fluem bem melhor.

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Hora de fazer a gestão da viagem corporativa

Para o melhor controle de viagens corporativas, é fundamental fazer uma pesquisa completa de serviços e infraestruturas disponíveis para encontrar as melhores opções. Estabelecer parcerias com agências e operadoras do setor também é uma ótima opção para conseguir preços mais atrativos e um gerenciamento mais personalizado do processo.

Mas tenha em mente que tanto o deslocamento quanto o hotel não devem ser escolhidos apenas com base nos valores! Sim, o orçamento é importante, mas balancear o custo com outras características, como conforto e praticidade também é uma escolha que influencia diretamente no sucesso da viagem. Por exemplo: um integrante da sua equipe vai participar de uma conferência e é acomodado em um hotel longe do local, sendo que há opções ao lado. Certamente a experiência será comprometida, já que a economia financeira se tornou um gasto maior de tempo e dinheiro no deslocamento.

O mesmo vale para o transporte: voos com muitas escalas ou ônibus desconfortáveis podem impactar a produtividade e a disposição dos colaboradores, e é importante ter isso em mente durante o planejamento de viagens corporativas. 

Por isso, é essencial não olhar apenas para o preço. Além disso, envolver os funcionários nesse processo, buscando entender o que também funciona para eles, também é um fator que ajuda no planejamento e aumenta as chances de uma viagem a trabalho produtiva.

Viagem a trabalho: o que diz a lei?

Todo profissional tem direitos e deveres quando está viajando pela empresa. Veja os principais:

  • Horas extras: devem ser pagas normalmente se o funcionário trabalhou mais do que a sua carga horária definida;
  • Intervalos: é fundamental manter as pausas habituais, tanto para refeições quanto para descansar a mente, pelo menos por alguns minutos;
  • Segurança: a empresa deve contratar um seguro de viagem corporativa para resguardar as suas equipes;
  • Despesas: todos os gastos devem ser de responsabilidade do empregador, segundo o art. 2º da CLT, a seção da lei trabalhista sobre viagem a trabalho. A companhia pode realizar o pagamento em forma de diárias de viagem, adiantamento de despesas ou reembolso (a opção escolhida deve constar na política de viagens corporativas).

As “diárias de viagem” são um valor pré-determinado, pago pela empresa, para cobrir as despesas diárias desse tipo de atividade. É possível realizar transferências bancárias para os colaboradores ou utilizar cartões específicos para esse tipo de recurso, como é o caso do Pluxee Multibenefícios, que disponibiliza uma carteira digital para gestão de despesas em viagens e gastos com hospedagem.

Importante: na Reforma Trabalhista de 2017 foi definido que diárias e adiantamentos não são considerados salários ou benefícios corporativos, como vale-refeiçãovale-combustível ou vale-transporte, independentemente do valor que é oferecido às equipes.

Conclusão  

As viagens corporativas são uma parte essencial do mundo do trabalho, e fazer a gestão delas é um trabalho minucioso, que deve começar com a criação de uma política bem clara e concisa. Por isso, o RH precisa trabalhar em conjunto com os profissionais para que as melhores escolhas sejam feitas. Afinal, praticidade e conforto são fundamentais para uma experiência satisfatória! Por isso, capriche na gestão de viagens corporativas de sua empresa!

E você, quer uma ajuda para começar a planejar? Aqui na Pluxee temos diversas soluções para apoiar seus funcionários que viajam a trabalho. Peça o contato de um especialista no formulário abaixo.

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