Quer economizar na gestão de viagens corporativas? Dicas aqui!

A gestão de viagens corporativas é uma tarefa que exige bastante planejamento e, acima de tudo, as escolhas certas. Afinal, todo deslocamento tem uma missão importante. Nesse sentido, quando as equipes estão bem instaladas e recebendo todo o respaldo necessário, as chances de sucesso aumentam. Ou seja, todo mundo sai ganhando, inclusive, a gestão estratégica da empresa.

E aí, já sabe o que levar em conta ao planejar esse tipo de atividade? Nós te damos aquela mãozinha. Fique conosco por aqui e verá:

• Como fazer a gestão de viagens corporativas?

• De quais formas organizar

• Hora de começar 

• O que diz a lei?

Gestão de viagens corporativas: como fazer?

Passadas as fases críticas da pandemia, as empresas voltaram a promover eventos, reuniões e encontros presenciais. O resultado? As viagens corporativas deram um grande salto em 2022. Para se ter uma ideia, o setor movimentou R$ 3,3 bilhões no terceiro semestre deste ano, um aumento de 11,6% em comparação ao mesmo período de 2019. Os dados são da Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp).

Esse cenário reforça a importância de ter pessoas do RH, especialmente que cuidam de gestão de empresas, olhando para a gestão das viagens a trabalho - e com o cuidado que elas merecem. Esse tipo de atividade é estratégica para a companhia, uma vez que bons resultados dependem de uma experiência satisfatória.

Portanto, o planejamento e a política de viagens corporativas devem contemplar dois aspectos macro:

• Organização: engloba escolha de datas, organização de agendas, proteção contra imprevistos, definição do tipo de deslocamento, traslados, escolha da hospedagem e oferecimento de um suporte financeiro aos colaboradores para refeições, por exemplo;
• Orçamento: indicação de quanto será possível gastar em cada viagem.

Mas como começar a organizar as viagens a trabalho?

O primeiro passo é ter uma política de viagens corporativas bem definida. Ou seja, um guia com as regras estabelecidas para cada deslocamento, de acordo com a natureza de cada um (visita a um cliente ou participação em um congresso). Esse documento deve conter todos os detalhes que envolvem essa prática:

• Regras relacionadas à compra dos serviços essenciais da viagem, como passagens, hospedagem e deslocamentos;
• Definição dos responsáveis pela aprovação das despesas (crie um fluxo que determina quem é responsável por cada tarefa);
• Quais são as verbas disponíveis para cada tipo de viagem;
• Prazos e procedimentos para pagamento e reembolsos;
• Como as despesas de cada funcionário serão cobertas durante a estadia.

Defina tudo isso com clareza e apresente às equipes. Assim, todos ficam cientes de como o processo funciona - e as etapas fluem bem melhor.

Hora de fazer a gestão da viagem corporativa

Para o melhor controle de viagens corporativas, é fundamental fazer uma pesquisa completa de serviços e infraestruturas disponíveis para encontrar as melhores opções. Uma dica: faça parcerias com agências e operadoras do setor. Assim, você pode conseguir preços mais atrativos.

Mas tenha em mente que tanto o deslocamento quanto o hotel não devem ser escolhidos apenas com base nos valores. É importante balancear o custo com outras características, como conforto e praticidade. Por exemplo: um integrante da sua equipe vai participar de uma conferência e você o coloca em um hotel bem longe, sendo que há opções ao lado. Certamente a experiência será comprometida.

O mesmo vale para o transporte - voos com muitas escalas ou ônibus desconfortáveis podem impactar a produtividade e a disposição das pessoas – tenha isso em mente durante o planejamento de viagens corporativas. Ou seja, nunca olhe apenas para o preço. Por isso, é fundamental envolver os funcionários nesse processo, buscando entender o que também funciona para eles.

Viagem a trabalho: o que diz a lei?

Todo profissional tem direitos e deveres quando está viajando pela empresa. Veja os principais:

• Horas extras: devem ser pagas normalmente se o funcionário trabalhou mais do que a sua carga horária definida;
• Intervalos: é fundamental manter as pausas habituais para as refeições;
• Segurança: a empresa deve contratar um seguro de viagem corporativa para resguardar as suas equipes;
• Despesas: todos os gastos devem ser de responsabilidade do empregador, segundo o art. 2º da CLT. A companhia pode realizar o pagamento em forma de diárias de viagem, adiantamento de despesas ou reembolso (a opção escolhida deve constar na política de viagens corporativas).

As diárias são pagas a quem realiza viagens a trabalho regularmente. Trata-se de um valor pré-determinado para cobrir todas as despesas que envolvem esse tipo de atividade. É possível realizar transferências bancárias para os colaboradores ou utilizar cartões bandeirados específicos para esse tipo de recurso, como é o caso do Sodexo Multi, que disponibiliza uma carteira digital para uso em viagens e outra para gastos com hospedagem..

O sistema é o mesmo para quem opta pelo adiantamento - a diferença é que não há a mesma regularidade de viagens. No reembolso, entretanto, cada colaborador precisa apresentar todos os comprovantes para que receba o seu dinheiro de volta. Daí a importância de orientá-los sobre quais documentos e formatos são aceitos.

Importante: na Reforma Trabalhista de 2017 foi definido que diárias e adiantamentos não são considerados salários ou benefícios corporativos, independentemente do valor que é oferecido às equipes.

Conclusão  
As viagens corporativas estão de volta! E fazer a gestão delas é um trabalho minucioso, que deve começar com a criação de uma política bem clara e concisa. Depois, o RH precisa trabalhar em conjunto com os profissionais para que as melhores escolhas sejam feitas. Afinal, praticidade e conforto são fundamentais para uma experiência satisfatória! Por isso, capriche na gestão de viagens corporativas de sua empresa!

E você, quer uma ajuda para começar a planejar? Aqui na Sodexo temos diversas soluções para apoiar seus funcionários que viajam a trabalho. Peça um contato de nossos consultores especializados. E até a próxima!