Como realizar o controle de caixa de um restaurante?

Apesar de muito importante para garantir a prosperidade de qualquer negócio, o controle de caixa ainda pode passar despercebido em alguns estabelecimentos. Infelizmente, ignorar esse recurso pode levar o restaurante a resultados ruins e até dificultar o crescimento do negócio.

Para evitar que você tenha problemas desse tipo, preparamos este conteúdo que explica o que é e quais as vantagens do controle de caixa, e como escolher o melhor sistema para a realidade do seu restaurante. Aproveite a leitura!

O que é e qual A IMPORTÂNCIA DE UM controle de caixa EFICIENTE?

O controle de caixa é uma ferramenta de gestão para cuidar das finanças do negócio. É ele quem indica todas as entradas e saídas de dinheiro envolvidas durante o dia, a semana e o mês, por exemplo.

Desde que você faz uma compra, o valor dessa aquisição já é descontado do saldo da conta. Quando um cliente efetua um pagamento, esse fluxo se altera novamente e você tem um saldo atualizado. Essa dinâmica, quando devidamente registrada, é o que configura o controle de caixa.

Ter o histórico de todas as transações financeiras do negócio ajuda a tomar decisões no restaurante mais inteligentes. Por isso, ao longo do tempo, o que costumava ser um controle físico se transformou em um registro digital, com ferramentas mais completas e insights mais valiosos.

Ainda não conseguiu entender muito bem por que isso é importante para a saúde do estabelecimento? Então, confira algumas razões pelas quais você deveria usar um controle de caixa!

Organização financeira

Esse controle fornece uma organização muito mais eficiente das finanças. Com ele, você pode consultar quais os itens que mais geraram renda para o seu estabelecimento e quais são os gastos que mais estão escoando dinheiro, por exemplo.

Além disso, você fica por dentro de todas as obrigações financeiras do negócio. Seja o pagamento de um financiamento, seja o parcelamento de um imposto, é importante saber quais são as obrigações do mês, principalmente para que elas não se percam e você acabe se esquecendo de pagar.

Identificação de gastos desnecessários

O controle de caixa também é um ótimo aliado na gestão financeira do restaurante. Com ele, você acompanha aqueles gastos que podem ser considerados desnecessários, ou seja, que estão tirando recursos do negócio, mas que não apresentam nenhum retorno significativo e que justifique o custo.

Isso também serve para implementar uma espécie de melhoria contínua em relação às finanças. Se você tiver disponibilidade, pode direcionar esforços para encontrar alternativas para otimizar os gastos existentes hoje, com um melhor custo-benefício.

Planejamento financeiro

Pense rapidamente: como você teria segurança para realizar uma compra de valor elevado se não soubesse quanto dinheiro está disponível no caixa ou quais são as obrigações financeiras do estabelecimento para os próximos meses? Possivelmente não conseguiria tomar uma decisão com convicção, certo?

O controle de caixa também favorece o planejamento financeiro, já que elucida a situação real e atualizada do caixa para cumprir com as principais responsabilidades financeiras do negócio. Isso inclui despesas fixas, compras de materiais, gastos inesperados, investimentos, contratações, treinamentos etc.

Como escolher o sistema ideal para restaurante?

Um controle de caixa eficiente precisa contar com alguns aspectos básicos para ser realmente útil. Isso inclui o cadastro de dados como:

• a data;
• o saldo total das contas;
• os gastos com funcionários;
• a descrição das movimentações;
• as saídas;
• as entradas.

Como você observou, são informações simples e que podem ser controladas por um bloco de anotações ou mesmo por uma planilha de acompanhamento. Porém, existem ferramentas mais eficientes para guardar esses dados e ainda cruzá-los de forma inteligente, gerando insights para o negócio.

Por isso, muitos gerentes recorrem a softwares de gestão financeira que permitem fazer o acompanhamento do fluxo de caixa. Afinal, isso facilita bastante a vida de quem trabalha em uma rotina intensa de restaurante, não é mesmo?

Sendo assim, descubra o que considerar ao escolher seu sistema!

Avalie as necessidades da empresa

Um bom sistema de fluxo de caixa precisa atender às suas principais necessidades. Portanto, é fundamental que ele esteja alinhado à realidade do restaurante. Muitas vezes, optar por um software especializado para esse tipo de negócio proporciona soluções que os outros não têm.

De qualquer maneira, sugerimos que você faça uma lista com as suas principais necessidades, justamente para facilitar na hora de avaliar se o sistema é o melhor para o negócio. Inclua:

• movimentações financeiras;
• quantidade de funcionários;
• produção por dia, semana, mês e ano;
• faturamento;
• estoques;
• gastos fixos e variáveis;
• capital de giro;
• fornecedores;
• objetivos e metas.

Defina os requisitos

Com as informações que você levantou no item anterior, é possível ter uma ideia dos requisitos que o sistema deve oferecer. Além disso, observe se ela gera as informações que são necessárias para melhorar os resultados do restaurante.

Lembre-se sempre de que todo investimento feito no seu negócio tem um único objetivo: apresentar retorno. Qual é o retorno que você espera com a aquisição do sistema e como ele pode entregar isso com eficiência? Anote essa informação antes de avaliar suas opções.

Verifique o suporte

Não se esqueça de fazer uma avaliação à parte sobre a qualidade e a disponibilidade da equipe de suporte. Isso faz total diferença na implementação do sistema e depois, caso haja algum problema que você precise de ajuda para resolver.

Tente encontrar o máximo de informações possível sobre o fornecedor que você pretende contratar. Nesse sentido, busque referências ou recomendações do serviço, converse com outros clientes, investigue a história do fornecedor, e assim por diante.

Priorize a segurança

Por fim, certifique-se de que o software adota medidas de segurança confiáveis. Os dados do seu negócio estarão contidos no sistema e, por isso, é fundamental que o fornecedor tenha uma preocupação efetiva com essa questão e que isso esteja previsto em contrato.

Evitar o ataque de hackers ou conseguir combatê-los é uma premissa fundamental para ficar livre de prejuízos e de perda de informações relevantes. Isso sem falar na segurança dos dados referentes a clientes, parceiros e fornecedores.

Um bom controle de caixa pode ser o que falta para alavancar os resultados do seu restaurante e fazer você tirar do papel os planos de expandir o negócio. Afinal, ele indica o que tem gerado lucro ou prejuízo. Assim, é possível saber quanto há para investir e o que precisa ser descontinuado para melhorar o faturamento.

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