Guia completo: Sistema PDV para restaurantes

Você sabe o que é um PDV em restaurante e como ele pode ser adaptado ao seu negócio? O ponto de venda já é algo bastante utilizado no mercado, mas ultimamente ele tem assumido algumas versões diferentes a fim de proporcionar mais eficiência na operação dos estabelecimentos.

Se você quer saber como usar um gerenciador de PDV a seu favor e entender tudo o que precisa para tirar o máximo de proveito dessa ferramenta, continue a leitura. Neste artigo vamos conferir o que é e para que serve um PDV, qual é a importância do seu uso em restaurantes, benefícios e muito mais.

O que é PDV? 

PDV é a abreviação de “ponto de venda”, uma expressão usada para se referir a qualquer espaço físico ou mesmo virtual que os estabelecimentos usam para vender seus produtos. Assim, uma loja é um PDV, da mesma maneira que um supermercado ou um restaurante.

No entanto, ao longo dos últimos anos, o significado de PDV vem assumindo outras formas. Principalmente em função da intensificação do uso da internet e do crescimento do mercado eletrônico, o PDV deixou de ser apenas um lugar onde você faz suas compras.

Hoje é considerado como um ponto de venda o software pelo qual se fecha um pedido de compra. Ele também está presente nos totens e dispositivos que ficam localizados nos estabelecimentos, atraindo o cliente para consumir produtos.
 

Em geral, é uma maneira de chamar a atenção do cliente para um produto ou serviço, mesmo que ele não estivesse planejando comprar nada naquele momento.

E Para que ele serve? 

O PDV é um sistema de frente de caixa que pode ser empregado em diversos estabelecimentos. Ele agiliza e ajuda a controlar o caixa, automatizando diversas funções comerciais e aumentando a satisfação dos clientes no que diz respeito às transações financeiras.

Investir em um PDV é uma forma de otimizar qualquer negócio. Funciona muito bem no comércio eletrônico, em totens distribuídos em um shopping e assim por diante. Mas essas não são as únicas finalidades desse recurso tecnológico.

O PDV pode estar interligado ao processo de vendas e ao estoque também. Assim, sempre que você vende uma determinada quantidade de um item e ele baixa no seu estoque, o sistema já faz um pedido de reposição automático para o fornecedor.

Além disso, você vai contar com um sistema que centraliza todos os dados mais relevantes sobre as suas vendas, gerando relatórios rápidos e completos sobre o desempenho da semana ou do mês, por exemplo. Isso tudo somado a um acompanhamento preciso do seu fluxo de caixa.

Diante disso, dá para perceber que o PDV é muito mais do que uma mera ferramenta de vendas, certo? Ela otimiza o dia a dia do estabelecimento, ajuda a organizar as contas e ainda contribui para uma gestão de negócios baseada em dados atualizados.

Qual é a importância do sistema PDV no restaurante? 

O PDV tem um papel importante em qualquer estabelecimento. No entanto, ele consegue gerar vantagens ainda mais atrativas para o segmento de alimentação fora do ar. Suas funcionalidades podem ser adaptadas desde negócios como restaurantes, bares, lanchonetes e cafeterias, por exemplo.

A primeira razão para isso é que a sua principal finalidade é reunir e integrar o máximo de informações possíveis acerca das vendas. Então, ele funciona não só como uma espécie de cardápio eletrônico, como também de sistema para fazer pedidos, pagar a conta, emitir nota, atualizar o fluxo de caixa e controlar os estoques.

É uma ferramenta supercompleta que otimiza a experiência do cliente, afinal, diminui o tempo de espera no que diz respeito ao processamento dos pedidos, ao tempo de entrega e até de espera para fechar a conta. Isso tudo sem falar que é uma ótima ferramenta de vendas, já que pode estimular o cliente a pedir mais itens do que estava planejando por conta da facilidade.
 

Como você viu, o PDV também é um ótimo aliado para manter o controle de caixa do restaurante. Assim, nenhuma venda fica de fora dos cálculos e o sistema é constantemente atualizado. Para quem gerencia, esse é um fator muito importante para a tomada de decisão mais acertada.

Quais são as vantagens de investir EM PDV para restaurantes? 

Os restaurantes podem se beneficiar de um PDV de muitas formas diferentes. A seguir, elencamos algumas delas para que você entenda quais são vantajosas para o seu estabelecimento. Acompanhe!

Ajuda no controle financeiro

Muitos gerentes têm dificuldade de manter um controle financeiro atualizado no restaurante. É o seu caso? Com o PDV, não precisa ficar registrando e nem atualizando cada operação manualmente. Tudo isso acontece de forma automática, assim que o cliente fecha a compra.

Assim, você tem acesso às entradas e saídas do caixa, além de relatórios completos sobre o ticket médio da compra, as formas de pagamento mais usadas e muito mais. E além de se beneficiar com isso, ainda vai facilitar a vida do responsável pelo financeiro e te ajudar a entender como melhorar a operação através das análises dos relatórios.

Auxilia na emissão de notas

As notas fiscais são parte indispensável do negócio, já que podem ser obrigatórias em alguns estabelecimentos. Com um sistema PDV você não precisa se preocupar, elas serão geradas automaticamente ao final de cada operação. Assim, dá para economizar tempo e dinheiro.

A parte boa é que basta inserir alguns dados solicitados e está tudo pronto. Ah! E se você já fez emissões anteriores para o cliente, o processo é ainda mais simples.

Melhora o gerenciamento de estoque

Todo restaurante precisa manter alguns itens em estoque, por melhor que seja planejado o seu fluxo de atendimento. E é claro que gerenciar tudo isso demanda tempo, atenção e até exige que você esteja sempre por perto para emitir os pedidos.

Com um PDV é possível integrar o seu monitoramento de estoque com as vendas e identificar sempre que for necessário refazer o pedido de determinados itens. Assim, quando um produto tem uma saída maior, você pode ser alertado de quando precisa repor seus ingredientes.

Integra a logística 

O PDV também é uma excelente ferramenta para quem trabalha com o delivery de comida. Com a integração das informações, o restaurante recebe automaticamente os pedidos emitidos pelo cliente, agilizando a preparação dos pratos e o envio dos pedidos, levando a experiência do cliente a um novo nível.

No que diz respeito ao recebimento de insumos, também existe uma melhora significativa. Com um sistema integrado, você consegue identificar os melhores dias do mês para fazer seus pedidos e receber os alimentos, impedindo que os ingredientes faltem ou fiquem estragando no estoque.

Torna o atendimento mais ágil

O PDV também dá mais autonomia para que os fluxos de trabalho ocorram de forma mais rápida. Isso transforma todo o modelo de atendimento ao cliente, o tornando mais ágil e satisfatório, de modo geral.

Quando os seus processos internos estão sincronizados e organizados, a equipe pode se dedicar integralmente aos clientes. Isso qualifica a abordagem e gera um diferencial competitivo relevante, que pode fazer a diferença entre fidelizar ou não um consumidor.

Reduz custos

O PDV ainda tem um grande potencial de facilitar a redução de custos no estabelecimento. A razão é simples: ele contribui para uma gestão mais eficiente, com menos gargalos e menos retrabalho. Dessa forma, toda a equipe consegue utilizar melhor os recursos à disposição.

Além disso, ocorre uma redução no tempo necessário para realizar as atividades diárias. Com isso, os times se tornam mais produtivos, mais eficazes e até mesmo mais ágeis. Isso tudo sem abrir espaço para erros e falhas simples.

Melhora a experiência do cliente 

Por fim, mas não menos importante, o seu cliente é a peça principal do seu negócio e satisfazê-lo deve ser o seu principal objetivo. Nesse sentido, investir em um PDV é uma maneira viável de conseguir entregar mais valor para esse cliente.

Sem tanta espera e com mais agilidade nas entregas, você consegue oferecer uma experiência positiva. Com uma boa estratégia pós-venda no restaurante, o atendimento pode se tornar encantador e realmente se posicionar como um diferencial competitivo em relação à concorrência.

Quais são as principais funcionalidades oferecidas pelo PDV?

Um PDV conta com diversas funcionalidades que, juntas, oferecem todas as soluções que você acabou de conferir. Mas para entender melhor como ele funciona na prática e que facilidades pode proporcionar, relacionamos as principais a seguir.

1. Integração a outros setores dO RESTAURANTE

O PDV precisa integrar os setores do restaurante através de um único software. Isso significa que se o gerente precisar, deve conseguir obter informações de vários departamentos dentro do restaurante, como venda, financeiro e recursos humanos.

É justamente esse compartilhamento de dados que permite que o restaurante emita todas as notas, reúna todos os documentos importantes, tenha um controle eficiente de estoque e, é claro, melhore a relação com o seu cliente. Do contrário, ele terá que lidar com todas essas informações de maneira separada.

2. Emissão de notas e cupons fiscais

Outro fator que não deve passar despercebido é que todo sistema PDV precisa automatizar as funções de emissão de notas e de cupons fiscais. Isso acelera o tempo do atendimento do cliente e melhora a sua experiência.

Além disso, esse é um aspecto fundamental para garantir que o restaurante esteja de acordo com as leis fiscais. Seguir esses padrões é algo indispensável para evitar problemas com multas ou, em casos mais extremos, até penalizações pelo descumprimento da lei.

3. Facilidade de utilização

Um sistema PDV deve ser fácil de usar. Se ele não for intuitivo e simples, não cumpre com o seu propósito. Já que o seu objetivo é justamente proporcionar agilidade ao estabelecimento, não faz sentido que o responsável pelo caixa demore para conseguir efetuar uma venda.

Por isso, em vez de buscar um software complexo e com funcionalidades que não são relevantes para o seu negócio, prefira um que faça o simples bem feito. Assim, você consegue facilitar os treinamentos, evitar problemas de travamento e até de desperdício de alimentos, pagando por insumos que não são usados.

4. Ajuda no controle de estoque

Como você viu, um dos benefícios de optar por um PDV é a facilidade em controlar o estoque. No entanto, essa funcionalidade precisa ter uma boa aplicação no sistema. Se ela funcionar bem, você conseguirá acompanhar o status dos estoques de forma atualizada e automatizada a cada venda ou pedido feito ao fornecedor.

Isso é importante para ter uma boa gestão de compras e a disponibilidade de itens na cozinha. Se a reposição do estoque não funcionar adequadamente, o reabastecimento dos ingredientes pode falhar e comprometer a capacidade do restaurante de atender ao seu público.

5. Suporte ágil e eficaz

Entre as funções do software, certifique-se de que existe um suporte ágil e eficaz para qualquer problema que eventualmente venha a ocorrer no sistema. Isso será útil no momento de resolver problemas, em especial se eles ocorrerem em meio ao expediente.

Assim, para não ter que ficar sem usar o PDV por falhas que podem ocorrer, escolha um sistema que preste todo o acompanhamento e suporte técnico, com respostas rápidas. Isso pode ser descoberto procurando avaliações de outros clientes, as avaliações são importantes para que você possa estimar o custo benefício de cada sistema disponível.

6. Mais mobilidade

Também é interessante observar se o sistema oferece opções para acompanhar as informações de dispositivos móveis. Isso faz toda diferença quando você quer gerenciar seu restaurante de vários lugares ou enquanto está em trânsito.

Muitas vezes, precisamos tomar decisões ou fazer análises pontuais para fecharmos uma negociação com o cliente ou fornecedores. Nesses casos, poder acessar os relatórios pelo computador ou pelo seu smartphone será uma ótima funcionalidade.

7. Emissão de relatórios de gestão

Os relatórios de gestão também são recursos valiosos para gerenciar a partir de dados. No entanto, é importante que eles estejam sempre atualizados e que representem o desempenho real de cada departamento do restaurante.

Nesse sentido, quando você trabalha sobre metas e indicadores, esses relatórios são fundamentais para embasar suas escolhas. Aliás, esse é um ótimo recurso para aqueles empreendedores que visam expandir e desenvolver seus negócios.

8. Gerenciamento de pedidos

A função de gerenciamento de pedidos é particularmente relevante em restaurantes e lanchonetes. Nesses ambientes, é preciso lidar com vários clientes de forma paralela e dar conta de todas as comandas, dos pedidos enviados à cozinha e dos pagamentos.

Para não perder a organização nessas horas, um bom PDV pode ajudar muito. Ele evita erros nos pedidos, agiliza o fechamento das contas e ainda organiza a cozinha por ordem de chegada dos pedidos. Essa é uma boa maneira de otimizar o restaurante nos momentos de pico.

Dessa forma, conhecemos as funcionalidades mais importantes de quem quer implementar um PDV no restaurante. É preciso questionar o seu fornecedor do sistema sobre cada um desses aspectos, garantindo que você terá em mãos todas as ferramentas de que precisa para fazer uma boa gestão.

Quais são os tipos de PDV? 

Basicamente, existem dois tipos de PDV: o online e o fixo. Eles se distinguem em partes por sua funcionalidade e pelo modo como são usados nos estabelecimentos. Quer conhecer melhor cada um deles? Então continue a leitura!

Sistema PDV online

Um sistema PDV online é todo baseado em nuvem. Isso significa que todas as alterações feitas no sistema, no espaço físico do restaurante, são armazenadas na internet, em um banco de dados terceiros. O principal benefício desse tipo de sistema é que você pode acessar as informações de qualquer lugar, basta entrar com os seus dados na conta através de um dispositivo móvel.

Outro benefício que não podemos deixar de mencionar é que o sistema de PDV online é mais facilmente escalável. Isso significa que ele é perfeito para estabelecimentos que estão crescendo ou que estão se expandindo. Dessa forma, se você pretende abrir mais uma filial do seu restaurante, a melhor alternativa é o PDV online.

Por fim, ele acaba conquistando muitos gestores por possibilitar que as vendas também sejam fechadas de maneira remota. Isso é importante para quem trabalha com delivery, mas também para aqueles restaurantes que atendem a grandes eventos, por exemplo. Então, são muitas possibilidades em um recurso só.

Sistema PDV fixo

Além do PDV online, existe o sistema de PDV fixo, que é instalado nas máquinas que ficam junto ao caixa e costumam ser bastante frequentes em caixas de lojas físicas, por exemplo. Ele geralmente é composto por recursos como:

• caixa registradora;
• leitores de código de barras;
• máquina de cartão;
• impressora de recibos;
• e até mesmo um computador.

Parece muita coisa? Pois saiba que esse sistema foi o único possível durante muito tempo e ainda é largamente utilizado, em especial no varejo. Ele cumpre com as mesmas funções do outro tipo de PDV, porém, sem tanta mobilidade e com um armazenamento que é feito no próprio computador do restaurante.

Isso significa que para fechar uma venda ou acessar os seus dados, você precisa ir até o restaurante e abrir diretamente o sistema. Dependendo da sua demanda, isso pode ser aplicável no seu estabelecimento, porém, é válido estudar a fundo as duas alternativas para entender qual é mais vantajosa para a sua realidade.

Por que é importante contar com a tecnologia na gestão do PDV?

Como você viu, ambas as alternativas são benéficas para o restaurante. Porém, é importante ter em mente que um investimento em PDV precisa estar adequado à realidade do seu negócio. Nesse sentido, a tecnologia é uma aliada diferenciada.

Para negócios de pequeno e médio porte, que ainda não têm tantos recursos para investir em uma infraestrutura robusta de PDV, o sistema online é uma ótima opção para começar a organizar as finanças e a gestão financeira do negócio. Além disso, ele tem várias funcionalidades que são exclusivas.

A própria possibilidade de acessar o sistema a qualquer hora, de onde você estiver, é uma vantagem importante. Além disso, ele é completamente escalável, então, à medida que o restaurante for crescendo, o sistema vai acompanhá-lo.

A tecnologia também é um componente fundamental para a integração do PDV com outros sistemas e setores, seja um CRM, seja um ERP. Você consegue combinar absolutamente todas as informações do negócio, controlar seu caixa e estoque, e ainda aderir às estratégias mais eficientes de vendas, como promoções sazonais e afins.

Com os relatórios gerados, ainda dá para obter insights quanto aos meios de pagamentos preferidos dos clientes, os tipos de pratos que têm uma aceitação melhor e até mesmo a mensuração do desempenho da sua equipe. Todas essas informações são relevantes para uma gestão mais eficiente.

Outro aspecto sobre o qual a tecnologia tem uma grande influência é o seu planejamento, tanto de contas quanto de faturamento. Por exemplo, é possível configurar suas metas para se ajustarem automaticamente sempre que o seu ticket médio muda. Assim, você garante um desempenho sempre melhor no mês seguinte, mas, ao mesmo tempo, realista.

Quando se trata da correria do dia a dia, toda ajuda é bem-vinda. Contar com um software que ajuda a administrar o negócio, então, é sinônimo de boa parte dos problemas resolvidos.

A gestão eficiente de um restaurante é um ponto crucial para o seu desenvolvimento. Porém, isso só pode ser feito dessa maneira quando existe uma boa organização e controle dos processos. Como esse é um segmento bastante dinâmico, nada melhor do que contar com a ajuda de um sistema PDV para ajudar nesse sentido.

Como você viu ao longo do artigo, através dele é possível controlar os pedidos dos clientes, fechar as notas pelos sistemas, atualizar o controle de caixa e ainda integrar as informações com o controle de estoque.

Isso tudo vai ajudar a manter o seu estabelecimento mais ágil, acabar com aqueles erros por distração e, principalmente, economizar o tempo e os esforços dos seus funcionários. Quem ganha com isso é o cliente, que sai mais satisfeito e convencido a voltar mais vezes.

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